Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tiedonhallintalaissa (906/2019)(siirryt toiseen palveluun) säädetään että tiedonhallintayksiköt, tässä tapauksessa Itä-Uudenmaan hyvinvointialue, on ylläpidettävä asiakirjajulkisuuskuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiakasrekisteristä.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla haluamme avata Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen asukkaille sekä muille asianomaiselle mitä kaikkea tietoja käsitellään asukkaista. Kuvauksen tarkoitus on helpottaa tietopyyntöjen tekijää kohdistamaan pyyntönsä oikealle tiedonhallintayksikköön. Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei ei laissa toisin säädetä. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621(siirryt toiseen palveluun)
Tällä varmistamme myös, että toimintamme on avointa ja läpinäkyvää.
Asiarekisteri
Hyvinvointialueella asianhallintaa tapahtuu koko ajan, mikä tarkoittaa, että muodostuu asiarekisteri, joka muodostaa kokonaisuuden, vaikka se koostuu eri osuuksista. Asiarekisteri on tietovaranto, joka pitää sisällään useita muita tietovarantoja, nämä sitten muodostavat kirjatuista tiedoista rekisteritietoja, jotka voivat olla joko paperimuodossa tai digitaalisessa muodossa asiakas- ja potilastietojärjestelmissä, taloushallinnon tai esimerkiksi analoginen arkisto.
Tietopyynnöt
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta(siirryt toiseen palveluun) annetun lain (21.5.1999/621) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto hyvinvointialueen julkisesta asiakirjasta. Tietopyyntöä tehdessä kannattaa miettiä tarkkaan mitä tietoa tarvitset ja miltä ajalta. Jos tiedät tarkempia tietoja kuten esim. päivämääriä, ilmoita niitäkin.
Jos tietopyyntö koskee salassapidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, silloin tiedot voidaan luovuttaa vaan tietyin ehdoin, silloin sinun on perusteltava mihin tarkoitukseen niitä tarvitset ja todistamaan henkilöllisyytesi saadaksesi salassapidettävät tiedot.
Tietopyynnöt käsitellään mahdollisimman pian julkisuuslaissa säädettyjen määräaikoja noudattaen. Tietopyynnön tekijälle ilmoitetaan, jos pyydetyn asiankirjan käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai käsittely vaatii tavanomaista suuremman työmäärän.
Tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan tietojen muodostama tietoaineistoa tai sen kokoelmaa tiettyä tarkoitusta varten. Tietovarannot Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella koostuu alla olevista kokonaisuuksista: sosiaalihuollon, terveyshuollon sekä pelastustoimen palveluja tukevia tietovarantoja. Näiden lisäksi konserni- ja strategiapalvelulla on omat tietovarantonsa.
Sosiaali- ja terveyspalveluiden tarjoamiseksi tietoja luovutetaan lakisääteisesti. Tietojen luovutuskohteita voivat olla Kansaneläkelaitos (Kela), muut tiedonsaantiin oikeutetut viranomaiset ja vakuutusyhtiöt.
Yhteistyökumppaneita, joiden kanssa tiedonvaihto perustuu lakisääteisiin tietojenluovutuksiin, ovat esimerkiksi palveluseteli- ja ostopalvelua tarjoavat yhteistyöyritykset ja lääketutkimusyhteistyökumppanit.
Seuraavaksi avaamme tietovarantoamme tarkemmin.
Asiakastiedot sisältävät Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaalipalveluiden asiakkaiden tiedot, sekä heidän asiakirjansa. Nämä ovat salassapidettäviä.
Tietoaineistot
- Asiakashallinnolliset tiedot
- Asiakasrekisteri
Käytössä olevat järjestelmät
- Asiakastietojärjestelmä
- Aura
- Effica
- Lifecare
- Mediconsult Saga
- ProConsona
Tietopyynnöt
Pääsääntöisesti aikuisella on oikeus tarkastaa omat asiakastietonsa. Jos alaikäinen halua tarkastaa omat asiakastietonsa, hän voi tarkastaa niitä, jos arvioidaan että hän pystyy huolehtimaan asioistaan itsenäisesti. Muuten hänen huoltajansa voi käyttää tarkastusoikeutta. Tietopyyntö pyydetään toimittamaan Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kirjaamoon, missä pyyntö rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnön vastattavaksi organisaatiossa oikealle taholle.
Hakutekijät
- Nimi
- Henkilötunnus
- Aikaväli
- Asiointiyksikkö
- Asiakasnumero
Potilastiedot sisältävät Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen terveyspalveluiden asiakkaiden henkilötiedot, sekä heidän potilasasiakirjansa. Nämä ovat salassapidettäviä. Potilasasiakirjat ovat potilaan hoidon järjestämisessä ja toetuttamisessa käytettäviä, terveydenhuollossa laadittuja asiakirjoja. Nämä voivat myös koostua saapuneista asiakirjoista tai tallenteista.
Tietoaineistot
- Potilashallinnolliset tiedot
- Potilasrekisteri
- Potilaan ajanvaraustiedot
Käytössä olevat järjestelmät
- Potilastietojärjestelmät
- Aura
- Lifecare
- Mediatri
- Pegasos
- Asiointipalvelujärjestelmät
- OmaOlo, Sähköinen ajanvaraus, HyVä-digi
Tietopyynnöt
Pääsääntöisesti aikuisella on oikeus tarkastaa omat potilastietonsa. Jos alaikäinen halua tarkastaa omat asiakastietonsa, hän voi tarkastaa niitä, jos arvioidaan että hän pystyy huolehtimaan asioistaan itsenäisesti. Muuten hänen huoltajansa voi käyttää tarkastusoikeutta.
Kuolleen henkilön tietoja voidaan luovuttaa vain poikkeustapauksissa, esim. jos epäillään henkilön kuolleen hoitovirheen takia. Tietopyyntö pyydetään toimittamaan Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kirjaamoon, missä pyyntö rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnön vastattavaksi organisaatiossa oikealle taholle.
Hakutekijät
- Nimi
- Henkilötunnus
- Aikaväli
- Hoitoyksikkö
Pelastustoimelle määrätyt tehtävien järjestämiseen tarvittavat tiedot tallennetaan pelastustoimen tietovarantoon. Pelastustoimen tiedoissa on sekä julkista että salassapidettäviä tietoja.
Tietoaineistot
- Pelastustoimintaan osallistuvien henkilörekisteri
- Valvontarekisteri
- Toimenpiderekisteri
- Varautumisen tietovaranto
Tietojärjestelmät
- Palotarkastusjärjestelmä
- Merlot
- Ensihoidon resurssi- ja onnettomuustilastojärjestelmä
- Pronto
Tietopyynnöt
Tietopyynnöt, jotka koskettavat julkista asiakirajaa tai tietoa, ei tarvitse perustella eikä pyytäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään.
Asianosainen voi saada tietoja pelastuslaitoksen suorittamista toimenpiteistä pelastustoimen toimialaan liittyvissä tehtävissä tai onnettomuuksissa. Asianosainen on henkilö, jonka oikeutta, etua tai velvollisuuksia viranomaisessa käsitelty asia koskee. Jos kyseessä on tiedonsaantipyyntö, asianosainen on aina perusteltava ja kohdistettava yksilöityyn olevaan viranomaisen asiakirjaan tai asiakirjoihin.
Tietopyyntö pyydetään toimittamaan Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kirjaamoon, missä pyyntö rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnön vastattavaksi organisaatiossa oikealle taholle.
Hakutekijät
- Nimi
- Henkilötunnus
- tapahtumapaikka- ja -aika
- asian aihe/tunnus – diaarinumero
- vireilletulo-/päättymispäivä
- Asianhallintarekisteri
- Sopimusrekisteri
- Luottamushenkilörekisteri
- Sidosryhmätiedot
- Viestintä
- Henkilöstö
- Talous
- Tilastointi
- Palautteet
- Tietoturvaloukkausilmoitukset
- Haitta- ja varatapahtumailmoitukset
Tietojärjestelmät
- Asianhallintajärjestelmä – CaseM
- Sopimushallintajärjestelmä – Cloudia
- Asiakaspalautejärjestelmä
- Tietosuojan, tiedonhallinnan, tietoturvan ja riskienhallintajärjestelmä – Digiturvamalli
- Vaaratapahtumien raportointijärjestelmä – HaiPro
- Henkilöstöjärjestelmä – Prima
- Rekrytointijärjestelmä – Laura
- Toimipistetietorvaranto
- Laitetietovaranto
- Käyttäjärekisteri
- IT-palveunhallinta
- Koulutus ja osaamisen tietovaranto
Tietopyynnöt
Tietopyynnöt, jotka koskettavat julkista asiakirjaa tai tietoa, ei tarvitse perustella eikä pyytäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään.
Salassapidettävien asiakirjojen tietopyynnöissä, joista tietoja voidaan luovuttaa vain tietyn edellytyksin, pyytäjä on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä. Jos tarvetta selvittää jotain tarkemmin ennen tietojen luovuttamista, voimme pyytää myös muita lisätietoja.
Tietopyyntö pyydetään toimittamaan Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kirjaamoon, missä pyyntö rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnön vastattavaksi organisaatiossa oikealle taholle.
Hakutekijät
- Nimi
- asian aihe/tunnus – diaarinumero
- vireilletulo-/päättymispäivä